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会务管理工作篇一
盛年不重来,一日难再晨。及时宜自勉,岁月不待人。
会务流程
为规范*****公司会务操作流程,提高会务质量,优化会务流程,减少会务成本支出,特制定本操作流程。自本操作流程下发之日起,所有会务工作均按本操作流程执行:
一、会务管理权限及岗位设置 1、适用范围:
2、会务管理 a、会务负责人
设会务总负责人一名,接授公司总经理的领导,全权负责公司所有会务管理工作,对会务工作进行督导,审核会务。b、场内负责人、场外负责人
会场设场内负责人、场外负责人各一人,接受会务总负责的领导,以课程会场为界,负责安排、监督、检查各项具体工作。
卑微如蝼蚁、坚强似大象
2 精神饱满,形象一流,微笑一流,注意卫生; 3与嘉宾接洽人员对接,提前安排好场内接送;
嘉宾来之后:
1 提醒嘉宾上场时间; 2 场内接送嘉宾;
3 准备金嗓子,感冒药等应急事务;
4 保持贵宾室桌面清洁,及时清理杂物,避免脏乱,及时整理物品,使桌面整齐有序,及时情绪用具
5 及时清点物品数量,与后勤部门对接,让后勤负责人进行购买;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
会议嘉宾接洽组
1 负责与嘉宾沟通上场时间和需求;
2 与嘉宾服务组对接,确保演讲嘉宾顺利进场; 3 与外场司机对接,通知哪位嘉宾需要接送; 4 如果有嘉宾需要住房,与客房组对接;
销售组
1 熟悉产品和打包优惠政策;
2 上岗前认真检查销售区产品种类及数量;
3 课程期间应防止产品丢失、错卖,每晚检查产品种类和数量;
4 下课期间要站立服务,售书区任何时间都要有人留守,以确保产品安全;
5 销售时要有极高的兴奋度叫卖,不可站立默默无语; 6 每天销售的金额要及时与财务对接;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
音控组 会前
1负责会场内音响、电脑和投影的准备工作,确保正常使用; 2 播放消磁音乐;
3 提前准备好,主持人和演讲嘉宾所要用到的资料;
会中
1负责每个嘉宾的资料播放和音乐配合; 3 负责每位讲师的资料播放; 4 配合讲师播放音乐烘托课堂气氛;
5 通知灯光组播放视频或幻灯片时,灯光关暗; 6 配合主持人,烘托课堂气氛; 7 播放音乐要及时;
会后
1 播放****公司的官方网站,公司官方微信,客户服务热线; 2 准备好下一场所需资料;;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
主持组 会前:
1 熟悉主讲嘉宾的资料以便塑造; 2 着装大方得体,状态一流; 3 语言表达清晰、流利;
4 注意和讲师沟通每个环节成交重点,随时做好调整安排;
开会期间:
1 欢迎参会人员入场;
2宣导进场客户,按照安排就坐; 3指挥助教带动客户气氛; 4 塑造主讲嘉宾; 5 欢迎主讲嘉宾上场; 6配合主讲成交;
7 宣导客户刷卡或交现位置; 会后:
1 中午或晚上宣导客户就餐位置,并祝午餐或晚餐愉快或晚安;
2宣导客户离场;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
引导组
穿银色助教服,佩戴徽章和授带;
会前:
1 客户在酒店下车时,门口迎宾要立刻上前开车门,面带微笑,鞠躬欢迎,并说:“请问您是参加****活动的吗?”帮助客户拿行李;
2 引领客户到大厅签到,并询问客户:“请问您是---引导到相应的位置去签到;
3助教引导客户分别到完款签到处或现场购票处,配合签到和收款人员,热情帮助客户,服务客户;
4签到后,引导客户办理入住酒店;并致“学习愉快!”。
会中:
1 队长安排留守4人在大堂引导,直到签到组签到结束;
会后:
1 及时站到门口欢送学员“祝您用餐愉快!”; 2 引导有餐票的学员到就餐地点用餐;
3 引导后,统一就餐和休息,如有特别事情,向组长请假;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
守门组 课前
1 面带微笑,认真检查学员胸牌和手环,无手环无牌者拒绝入内。注意礼貌用语:“您好!请戴好您的胸牌!请出示您的手环!谢谢”;
2 保持好学员的入场秩序,不要出现拥挤或踩踏事件;
课中
1 把控好助出入场,不要让那个助教出入会场太频繁; 2 维持现场质素,不得出现混乱现象,保证门口环境的安静,不要影响学员上课;
课后
1 下课后及时开门,欢送学员;礼貌用语:“午餐愉快!或晚餐愉快!” 舞蹈组
1 人员服装统一,队形整齐有序,动作统一,情绪高昂; 2 每次与主持人做好沟通,与dj配合好,音乐提前准备; 3 跳完后,跑不下台;
4 活动期间要注意与学员的互动,表情、眼神、肢体语言的互动,带动整体会场气氛;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
站位组
1 不可弓腰弯背,站位时,不可依靠身旁设备或靠墙等,面带微笑注视顾客,保持高度敏感度,观察上课期间客户需求,以便随时服务;
2 不允许私换岗位,替岗,随意走动,接打电话,站位时不允许记笔记,或是其他小动作,影响公司形象;
3 学员有打电话者,友好提醒道外面接听,礼貌用语:“您好!上课期间,请到会场外接听电话,好吗?”
4 配合讲师和主持人,微笑最灿烂,回答最大声,掌声最响亮,带动学员气氛;
5 课程期间学员不允许录音、录像、照相,影响其他人学习,站位助教要立刻上前制止;
7 成交环节,要拉客户上台,然后要站到前台,防止学员下台溜走,引导学员交款;
8 主持人说到按摩的时候,站位助教上台按摩带动; 9 护送老师安全上场; 10 每次下课,协助清理会场;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
跑麦组
1 动作要迅速,反应要快,脚步要轻,敏感度高,兼顾全场; 2 半蹲或俯身道发言者身旁,确定话筒打开,可以使用后交给发言人,之后半蹲在发言人身边,随时准备接受话筒,收回话筒会后,确认关闭;
3 每次下课需要收回麦克风,检查麦克风电池电量是否充足,及时更换;
灯光组
1 配合dj组做好开关灯工作;
2 掌握好开关灯时间,要在播放前关闭,保证无误差; 3 不得擅自离岗、撤岗、换岗; 4 熟悉课程流程; 5 随身佩戴对讲机;
摄影、摄像组
1 妥善保管摄影机、照相机等机器设备,及时给摄影机充电,保证拍摄顺利;
2 及时抢拍经典镜头(感动、悲伤、激情高昂、分享、激情讨论);
3 拍摄时,不允许打盹,睡觉,坐姿不雅等; 4 负责将设备安全无误的交回公司;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
仓库组
1 做好工作人员领取物品登记表,并详细记录,确保可回收物品不丢失;
2 随时和会务内外场总监保持联系,确保每个环节需要的物品准确无误;
3 销售组与仓库对接,需要有销售组组长签字才可以拿产品;
4 保证仓库内整洁,不允许除库管以外的其他人在仓库逗留;
5 会议物资准备,要检查物品是否齐全,如缺物资,与后勤组联系,提出购买;
6 仓库组组长要随货车一起去会场,监督装卸物资无误;
白板组
1 字迹清晰;
2 站姿挺立,不许东张西望; 3 有亲和力,面带微笑面对学员; 4 认真听老师的讲课内容; 5 敏感度高;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
签到收款组:
1 提前把所需物资准备好,(报名表,笔,a4纸,手环,剪刀,胸牌);课前负责签到工作,认真核对每个学员信息; 2 现场工作小组由三人为一个工作小组,其中:开票人员一人,收款人员一人,登记签到人员一人,3 小组负责人负责发放手链和胸牌,并负责手链胸牌的核实;
4收取现金必须由开票人开票,收款人受到的现金和开出的收据必须相符。
5 如有学员手环损坏,则带身份证和损坏的手环到签到收款处领取更换手环;
课程老师成交后
1 现场收款由两人为一组,其中一人收款,一人开票填单。2 报名表、收据一式三联,第一联开票人,第二联现场收款人凭此收款,第三联交给客户; 收据一式三联,同上;
3 报名表、收据的填写一定要字迹清晰,内容填写齐全; 4 现金卡单、报名表的交接,每次收款后向出纳和会计进行交款交单,收款人员的第二联和现金卡单交给出纳员,开票人员第一联交给会计,四方同时队长交接; 5现场代收款一律开收据,无凭据一律不予收款;
卑微如蝼蚁、坚强似大象
酒店接洽组
1 负责学员及贵宾的酒店安排; 2 贵宾一人一间大床房; 3 确定酒店协议价格; 4 负责监督酒店餐票销售;
5 服务态度友好,认真为客户办事;
6 帮学员安排午餐、晚餐,提前问内场总监中午下课的时间,晚上下课的时间及时帮助学员安排好午餐和晚餐,如果遇到课程时间有厌恶,应及时与会务公司联系;
7 在去酒店会场之前,提前与会务公司联系,接洽酒店签到台的摆放时间、摆放位置及酒店入住手续,另外还有物资储存的地方;
8 做出课程的电子屏幕或纸质资料;
9 配合引导组,签到组办好学员的酒店入住手续; 10 帮助讲师、嘉宾安排住房;
11 告知学员早上的用餐时间,用餐地点,课程的开课时间,会场的位置;
盛年不重来,一日难再晨。及时宜自勉,岁月不待人。
卑微如蝼蚁、坚强似大象
会务管理工作篇二
会务文员岗位职责
1、目的为了完善和规范学校会务服务的统一管理, 明确会务岗位工作的职责,提高会务的工作责任意识,营造温馨、轻松的环境和氛围,为客户提供优质的会务服务,特制订本指导书。
2、职责:
1、项目主任负责对本制度执行过程进行监督和指导。
2、项目主任或公司领导负责对本制度每月不少于一次进行不定期抽查,发现问题及时给以处理。
3、岗位设置
1、每天值班时间为8小时制,值班时间为早07:30-12:00;下午2:00-5:30.
4、岗位着装及礼仪
1、统一着公司服装。
2、当班期间需保持良好精神状态和仪容仪表,头发要梳理整齐、干净,不得染发或留怪异发型。
3、举止文明、大方端庄、精神饱满,不得在当众伸懒腰、袖手、叉腰或将手插入衣(裤)袋;
4、回答客人询问时,应主动热情,言简意赅。使用“您好,请问有什么需要帮忙吗,请您稍等,请您慢走,”等文明用语。
5、方法和过程控制
1、会务人员在项目主任的直接领导下,负责学校会议接待、后勤、协助项目主任完成学校交代其他任务等工作。
2、根据会议接待预定单做好会场布置计划工作。
3、上岗应统一着装、佩戴工牌,做好会会议接待服务工作。
4、仪表清洁、举止端庄,保抢救持微笑服务,使用礼貌用语。
5、会前根据客户要求,做好会前桌椅、灯光、空调、音响和会议用品等设施及各项服务工作的准备工作工作。
6、会议结束时,及时收拾清理茶具、整理桌椅、关闭照明、空调等设施,检查
是否有客人遗留下来的物品,如有遗留及时联系相关人员。
7、负责做好每月会议中心物资的盘存及统计工作,采取积极有效的方法,设法降低各类物资,能源的耗损。
8、熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识。
9、注意收集顾客的意见和建议,对于出现的疑难问题及其状况,及时向主任汇报。
10、完成上级及校方安排的其他工作。